Werkstatt-Abrechnung:
Weg mit dem Papier
🔥 Sofort umsetzbar — spürbare Entlastung von Tag 1
Du prüfst und wartest Bauprüfgeräte — ähnlich wie ein TÜV für technische Messgeräte. Wenn ein Gerät bei dir eingeht, wird es zunächst händisch im System angelegt: Eigentümerdaten, Ansprechpartner, Seriennummer. Diese Daten ändern sich regelmäßig, was immer wieder Rückfragen auslöst.
In der Werkstatt arbeitet dein Techniker mit einer gedruckten Papierkarte. Darauf sind die rund 20 häufigsten Ersatzteile vorgedruckt — er macht Kreuzchen. Bei selteneren Teilen kommt ein Zusatzblatt mit dem gesamten Ersatzteilkatalog von rund 100 Positionen dazu.
Wenn das Gerät fertig ist, wandert diese Karte in die Buchhaltung. Dort tippt eine Kollegin alles manuell ins System — jedes Ersatzteil, jede Arbeitseinheit. Daraus entsteht der Lieferschein, der schließlich zur Rechnung wird. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und verzögert deinen Geldeingang. Wenn die Karte unleserlich ist — Rückfrage, nochmal warten.
Dein Wunsch: Weniger manuelles Tippen, weniger Fehler, schneller zur Rechnung.
Das Herzstück ist eine Technologie namens OCR (mehr dazu im Glossar): Die KI „liest" das Foto der Werkstattkarte genauso wie ein Mensch — erkennt Kreuzchen, Zahlen, sogar Handschrift — und überträgt die Information automatisch in dein System.
Die Technik wird einmalig auf deine Karten angelernt — danach läuft sie selbstständig. Deine Kollegin in der Buchhaltung wird nicht ersetzt, sondern von der mühsamen Tipparbeit befreit. Ihre Zeit gehört dann Dingen, die wirklich Köpfchen brauchen.
Liquiditätsplanung:
Endlich vorausschauen statt reagieren
💡 Strategisch — damit du nicht mehr im Blindflug entscheidest
Du suchst seit Längerem ein Werkzeug, das dir zeigt, wie viel Geld in den nächsten Wochen auf dem Konto sein wird — nicht nur was heute drauf ist, sondern was kommt und was geht. Das nennt man Liquiditätsplanung.
Dein Unternehmensberater hat ein Plugin für dein Computersystem vorgeschlagen — eine Erweiterung, die man dazukauft. Deine IT sagt: gibt es für euer System nicht. Excel hat der Berater abgelehnt: zu fehleranfällig, zu viel Pflegeaufwand.
Das Ergebnis: Du triffst Entscheidungen über Investitionen, Personal oder Einkauf — ohne zu wissen, wie dein Konto in 8 Wochen aussieht.
Dein Wunsch: Eine verlässliche Übersicht, die dir frühzeitig zeigt, ob Engpässe kommen — ohne IT-Großprojekt und ohne Excel-Chaos.
Die KI schaut sich an, wie deine Kunden in der Vergangenheit gezahlt haben — wer immer pünktlich, wer immer 30 Tage zu spät — und berechnet daraus eine realistische Prognose. Du siehst jeden Morgen auf einen Blick: „Kann ich nächsten Monat investieren?"
Bevor das umgesetzt werden kann, muss eine zentrale Frage geklärt werden: Wo liegen die Finanzdaten heute? Die Antwort bestimmt, wie die KI angebunden wird. Hier die typischen Szenarien und was das jeweils bedeutet:
Alle Fachbegriffe aus dieser Analyse — einfach erklärt, ohne Vorkenntnisse.